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GDPdU: Was bedeutet das für Ihr Kassensystem in der Gastronomie?

Seit dem Inkrafttreten der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) zum 01.01.2002 müssen sich Gastronomen mit dem Thema GDPdU beschäftigen.

Der Trend geht zum Digitalen – auch bei der Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Vor allem bargeldintensive Geschäftsbetriebe wie in der Gastronomie zählen aus Sicht der Prüfer bei der Finanzverwaltung zu den Hochrisikobetrieben, die mit neuen Prüfmethoden verstärkt geprüft werden.

Die Vorschriften zur GDPdU sind verpflichtend für die Kassen in der Gastronomie: Alle Gastrokassen (Kasse, Registrierkasse, POS – Point of Sale, EPOS – Electronic Point of Sale) erstellen als Datenverarbeitungssysteme steuerrelevante Unterlagen digital.

Welche Daten meiner Kasse sind steuerlich relevante Daten?

Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt müssen alle steuerrelevanten Daten jederzeit elektronisch verfügbar gemacht werden. Betroffen sind hiervon insbesondere Gastronomie Kassensysteme, egal ob Registrierkasse, iPad-Kassensystem oder traditionelle Gastrokasse. Alle Kassentypen erfassen steuerrelevante Umsatzdaten der Gastronomie. Die Kassen müssen die relevanten Kassendaten Finanzamt-konform bereithalten.

Steuerlich relevante Daten müssen vollständig, unveränderbar (revisionssicher), und nicht verdichtet über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum (10 Jahre) aufbewahrt werden.

Zu den steuerlich relevanten Kassendaten gehören:

Journaldaten (einzelne Bestellungen, Abrechnungen, Stornos mit Gründen, usw.)
Berichte (Auswertungsdaten wie Z-Berichte)
Stammdatenänderungen (Benutzer, Artikel, Warengruppen usw.)
Programmierdaten

Konventionelle Kassen erfüllen die Anforderungen von GDPdU und GoBD des Finanzamts meist nicht, denn sie fassen Einzelbuchungen beispielsweise in Tagesendsummenbons (Z-Bons) zusammen und sind nicht in der Lage, die Daten digital vorzuhalten. Die ausschließliche Aufbewahrung von Daten in gedruckter Form ist unzulässig.

Warum und wie prüft das Finanzamt?

Seit Jahren verschärfen sich auch die Anforderungen an Kassensysteme in der Gastronomie und die Einhaltung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Bargeschäften. Die GDPdU-Prüfsoftware namens IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ermöglicht es Steuerprüfern (Betriebsprüfer, Umsatzsteuer-Sonderprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder), steuerrelevante Daten schnell und umfassend zu analysieren, auszuwerten und zu prüfen. Neue Prüfungsmethoden, die Schulung der Betriebsprüfer und eine vermehrte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wie Gastronomiebetriebe sollen Mängel und Manipulationen in der Buchhaltung aufdecken. Neben Plausibilitätsprüfungen mit branchentypischen Mittelwerten werden auch statistische Auswertungsverfahren genutzt.

Was sind GDPdU?

Die GDPdU sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Sie enthalten Regeln zum Aufbewahren von digitalen steuerrelevanten Unterlagen und zur Mitwirkung des Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Das Bundesfinanzministerium konkretisiert in seiner Verwaltungsanweisung die digitale Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen entsprechend der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz.

Was sind GoBD?

Die GoBD enthalten Regelungen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und sonstigen Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Aus GoBS und GDPdU wurden GoBD

Die GoBD wurden durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und ersetzen mit Wirkung zum 01.01.2015 die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Die GoBD müssen von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen beachtet werden, aber auch von Einnahmenüberschussrechnern. Sie beziehen sich ebenfalls auf angegliederte Bereiche der Finanzbuchführung, wie beispielsweise Material- und Warenwirtschaft, Zeiterfassung und Lohnabrechnung.

Eine ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form muss ab dem Veranlagungszeitraum 2015 folgenden Grundsätzen entsprechen:

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung

Die digitalen Unterlagen müssen folgenden Grundsätzen entsprechen:

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Verschärfte Anforderungen an Kassensysteme für Unternehmen

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erhöht mit Schreiben vom 26.11.2010 die Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften mit Schwerpunkt auf Registrierkassen und Kassensysteme und deren Aufzeichnung von Bargeschäften, die Aufbewahrung und die Zugriffsmöglichkeiten auf die digitalen Unterlagen.

Wie müssen Kassendaten für den Betriebsprüfer aufbewahrt werden?

Gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 2 der Abgabenordnung müssen seit dem 01.01.2002 innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren alle Unterlagen, die mit Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, also auch alle Kassendaten,

jederzeit verfügbar
unverzüglich lesbar und
maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Wie werden die Daten bei der digitalen Betriebsprüfung geprüft?

Der Betriebsprüfer kann zwischen drei Arten des Datenzugriffs wählen, wenn die Betriebsprüfung einen Zugriff auf die Daten des Steuerpflichtigen erfordert:

unmittelbarer Lesezugriff durch Hard- und Software des Gastronomen vor Ort,
mittelbarer Zugriff über maschinelle Auswertungen und
Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formen.
Inzwischen sind verschiedene Datenformate für die Datenträgerüberlassung zugelassen und es existiert eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für den Beschreibungsstandard für GDPdU- und GoBD-konforme Daten. Der Betriebsprüfer ist nicht berechtigt, Software auf die Systeme des Steuerpflichtigen zu installieren.

Gelten die GDPdU-Vorschriften heute schon?

Ja. Seit 2002 gelten die gesetzlichen Anforderungen an die GDPdU. Setzt ein Betrieb ein elektronisches Kassensystem ein, muss dieses System dem Betriebsprüfer schon heute die Daten digital archivieren und zur Verfügung stellen. Gastronomen benötigen also ein GDPdU-konformes Kassensystem.

Einzige Ausnahme: Lediglich bei älteren Kassengeräten und Kassensystemen, die bauartbedingt umgerüstet oder technisch nicht angepasst werden können, wird der Einsatz bis zum 31.12.2016 nicht beanstandet. Diese Voraussetzungen müssen jedoch im Einzelfall mit den zuständigen Finanzbehörden und Steuerberatern geklärt werden.

Alle Einzeldaten sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen den Vorschriften (GDPdU) entsprechen. Wenn das Kassensystem dies nicht gewährleisten kann, ist es umgehend auszutauschen. Diese Anforderung des Bundesfinanzministeriums sollte jeder Unternehmer dringend berücksichtigen.