Top 10 Gastro Software 2025: Die Besten Lösungen Im Überblick

Die Digitalisierung ist 2025 ein Muss für jede Gastronomie, denn gastro software entscheidet maßgeblich über Effizienz und langfristigen Erfolg.

Moderne Systeme optimieren Bestellungen, Personalplanung, Lager und Finanzen. Wer auf die passende Lösung setzt, spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Gäste.

In diesem Artikel finden Sie die Top 10 Gastro Software 2025. Wir zeigen Kernfunktionen, Zielgruppen und geben Tipps zur Auswahl, damit Sie die optimale Lösung für Ihren Betrieb entdecken.

Was ist Gastro Software? Definition & Nutzen

Gastro Software beschreibt digitale Lösungen, die speziell für die Bedürfnisse von Restaurants, Cafés, Bars und Catering-Unternehmen entwickelt wurden. Im Jahr 2025 ist gastro software aus der modernen Gastronomie nicht mehr wegzudenken, da sie zentrale Prozesse digitalisiert und Betriebe effizienter macht.

Hauptfunktionen und typische Anwendungsfälle

Gastro Software deckt zahlreiche Bereiche im gastronomischen Alltag ab:

• Bestellmanagement (digital und mobil)
• Kassensysteme mit GoBD- und TSE-Zertifizierung
• Lagerverwaltung für Bestände und Einkauf
• Personalplanung und Schichtmanagement
• Buchhaltung und Schnittstellen zu Steuerberatern
• Analytik und Berichte für Umsatz, Wareneinsatz und Gästezahlen

Typische Anwendungsfälle sind digitale Tischreservierungen, Online-Bestellungen, der Einsatz mobiler Kassen sowie digitale Speisekarten per QR-Code. Durch diese Funktionen wird gastro software zum Herzstück moderner Betriebe.

Vorteile und Nutzen

Der Einsatz von gastro software bringt viele messbare Vorteile:

• Steigerung der betrieblichen Effizienz
• Reduktion von Fehlern bei Bestellungen und Abrechnungen
• Verbesserung der Kundenerfahrung durch schnellere Abläufe
• Rechtssichere Prozesse und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Optimierte Ressourcenplanung und Kostenkontrolle

Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, alle Prozesse zentral zu steuern und gezielt auszuwerten.

Marktüberblick und Zielgruppen

Im deutschsprachigen Raum gibt es laut aktuellen Studien über 30 verschiedene Anbieter von gastro software. Über 70 Prozent der Gastronomiebetriebe setzen 2025 mindestens eine spezialisierte Lösung ein.

Zielgruppe	Typische Anwendungsfälle
Gründer:innen	Digitale Geschäftsplanung, Kassen
Einzelgastronomen	Mobile Bestellungen, Lagerverwaltung
Systemgastronomie	Filialmanagement, zentrale Auswertung
Franchise	Standardisierte Abläufe, Controlling
Catering	Auftragsverwaltung, Eventplanung

Gastro software richtet sich an alle Betriebsgrößen – von der kleinen Bar bis zum großen Franchiseunternehmen.

Herausforderungen ohne Gastro Software

Wer auf gastro software verzichtet, riskiert Zeitverlust, Umsatzverluste und rechtliche Probleme. Ohne digitale Unterstützung entstehen häufig Fehler bei Bestellungen, Inventur und Abrechnung. Die Folge sind unzufriedene Gäste und ineffiziente Abläufe.

Weitere Einblicke zu digitalen Tools, die den Gastronomie-Alltag erleichtern, finden Sie im Beitrag Nützliche Tools für den Gastronomie-Alltag.

Auswahlkriterien: So finden Sie die passende Gastro Software

Die Auswahl der richtigen gastro software ist ausschlaggebend für den langfristigen Erfolg eines Gastronomiebetriebs. Im Dschungel der Anbieter fällt die Entscheidung jedoch oft schwer. Wer sich von Anfang an an klaren Kriterien orientiert, stellt sicher, dass die Lösung zum eigenen Konzept passt und die täglichen Abläufe optimal unterstützt.

Wichtige Auswahlkriterien

Zu den wichtigsten Faktoren bei der Wahl einer gastro software zählen Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Preis-Leistung. Achten Sie darauf, dass die Software alle für Ihren Betrieb relevanten Module wie Kassensystem, Bestellmanagement, Lagerverwaltung und Personalplanung abdeckt.

Ebenso entscheidend sind ein kompetenter Support sowie die Möglichkeit, externe Tools wie Buchhaltung oder Marketing nahtlos zu integrieren. Nutzerfreundlichkeit ist besonders im hektischen Alltag unverzichtbar.

Cloud oder On-Premise?

Gastronomen stehen vor der Wahl zwischen cloudbasierten und On-Premise-Lösungen. Cloud-Modelle bieten Flexibilität, ortsunabhängigen Zugriff und automatische Updates. On-Premise-Systeme hingegen gewährleisten vollständige Kontrolle über Daten und Infrastruktur, erfordern jedoch meist höhere Anfangsinvestitionen.

Beachten Sie, dass Cloud-Lösungen besonders für expandierende Betriebe mit mehreren Standorten attraktiv sind, während klassische Restaurants oft von der Stabilität lokaler Systeme profitieren.

Datenschutz & branchenspezifische Anforderungen

Datenschutz ist bei gastro software ein Muss. Die Einhaltung der DSGVO, sichere Datenübertragung und transparente Rechteverwaltung schützen sensible Gäste- und Unternehmensdaten. Gerade Kassensysteme müssen zudem rechtliche Vorgaben erfüllen, wie sie im Beitrag Anforderungen an Kassensysteme ab 2017 ausführlich erläutert werden.

Je nach Betrieb unterscheiden sich die Anforderungen: Foodtrucks benötigen mobile Lösungen, während Catering-Unternehmen auf detaillierte Lager- und Auftragsverwaltung setzen.

Skalierbarkeit, Bewertungen & Testversionen

Eine moderne gastro software wächst mit Ihrem Unternehmen. Prüfen Sie, ob die Lösung bei Expansion oder Filialbetrieb problemlos erweitert werden kann. Erfahrungsberichte auf Plattformen wie Appvizer oder OMR bieten wertvolle Einblicke in Stärken und Schwächen der Anbieter.

Nutzen Sie Testversionen und Demos, um Funktionen und Bedienbarkeit risikofrei im Alltag zu prüfen. Binden Sie Ihr Team frühzeitig ein und achten Sie auf eine intuitive Einführung.

Kostenfaktoren im Überblick

Nicht nur der Anschaffungspreis zählt: Beachten Sie Einmalkosten, monatliche Gebühren, Kosten für Zusatzmodule und Support. Folgende Tabelle bietet einen Überblick:

Kostenpunkt	Mögliche Ausprägung
Einmalkosten	Installation, Hardware
Monatliche Gebühren	Lizenzen, Cloud-Nutzung
Zusatzmodule	Buchhaltung, Marketing, Analytics
Support	Hotline, Updates, Schulungen

Eine durchdachte Auswahl der gastro software spart langfristig Zeit und Geld und sorgt für zufriedene Gäste und Mitarbeiter.

Top 10 Gastro Software 2025: Die Besten Lösungen im Überblick

Die Auswahl der richtigen gastro software ist 2025 entscheidend für nachhaltigen Erfolg in der Gastronomie. Moderne Lösungen unterstützen Restaurants, Bars, Cafés und Catering-Betriebe dabei, Prozesse effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Die Vielfalt der gastro software am Markt ist groß, deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Top-Angebote.

Unsere Auswahl basiert auf wichtigen Kriterien: Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Preis und Integrationsfähigkeit. Die Reihenfolge in dieser Übersicht stellt keinen Vergleich dar, sondern bietet einen vielseitigen Marktüberblick. Wer mehr zur Effizienzsteigerung durch Digitalisierung erfahren möchte, findet vertiefende Informationen im Beitrag Effizienzküche – Schlüssel zur modernen Gastronomie.

Mit diesen Lösungen können Sie Ihre gastro software optimal an Ihren Betrieb anpassen und die Digitalisierung gezielt vorantreiben.

Consult Gastro – Digitale Tools für Gründer:innen

Consult Gastro ist eine spezialisierte Plattform für Gründer:innen in der Gastronomie, die auf digitale Lösungen für einen erfolgreichen Start setzen. Die gastro software von Consult Gastro bietet Businessplan-Vorlagen, Finanzplanungs-Tools, Checklisten und praxisorientierte Prozessoptimierung.

Die Vorteile liegen in der schrittweisen Anleitung zur Digitalisierung, individueller Beratung und sofort einsatzbereiten digitalen Tools. Besonders attraktiv sind die Möglichkeiten staatlicher Förderung durch BAFA oder IHK. Zielgruppe sind Gründer:innen, die bereits in der Konzeptphase auf gastro software setzen möchten.

Pros:

• Persönliche Betreuung
• Staatliche Förderung
• Umfangreiche Vorlagen

Cons:

• Kein klassisches Kassensystem
• Fokus auf Startphase

Ideal für alle, die Wert auf eine professionelle und digitale Gründungsbegleitung legen.

orderbird PRO

orderbird PRO ist eine cloudbasierte gastro software, die speziell auf Gastronomiebetriebe zugeschnitten ist. Das System kombiniert ein intuitives Kassensystem mit Bestellverwaltung, integrierter Zahlungsabwicklung und Lagerverwaltung.

Die Bedienung ist besonders einfach, das System ist GoBD-zertifiziert und mobil einsetzbar. Zielgruppen sind Restaurants, Cafés, Bars und Foodtrucks. Die Preisstruktur ist flexibel, eine kostenlose Demoversion steht zur Verfügung.

Pros:

• Skalierbar
• Intuitive Oberfläche
• Viele Buchhaltungsschnittstellen

Cons:

• Zusatzmodule kostenpflichtig
• Support nur in bestimmten Paketen

Ideal für Betriebe, die Wert auf mobiles Arbeiten und eine flexible gastro software legen.

MenuMax

MenuMax ist eine gastro software für innovative Menüverwaltung und Bestellmanagement. Mit digitalen Speisekarten, Lagerüberwachung und Angebotsplanung bietet MenuMax eine effiziente Organisation für wechselnde Menüs und große Lagerbestände.

Die Benutzerfreundlichkeit und automatisierte Lagerführung erleichtern den Alltag in Restaurants, Catering und Systemgastronomie. Die Testversion ist kostenlos, Preise gibt es auf Anfrage.

Pros:

• Benutzerfreundlich
• Ideal für wechselnde Menüs
• Automatisierte Lagerführung

Cons:

• Eingeschränkte Integrationen
• Keine Buchhaltungsfunktion

Perfekt für Betriebe, die ihre Speisekarten häufig anpassen und dabei die Kontrolle über das Lager behalten möchten.

Lavu

Lavu ist eine umfassende gastro software mit Fokus auf Bestell- und Zahlungsfunktionen. Die Lösung bietet Echtzeit-Analysen, flexible Menüanpassung und eine intuitive Benutzeroberfläche.

Restaurants, Bars und Cafés profitieren von vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und umfangreichen Auswertungen. Die Einrichtung ist teilweise komplex, dafür überzeugt Lavu mit internationaler Erfahrung.

Pros:

• Vielseitig
• Mobile Nutzung
• Umfangreiche Analysen

Cons:

• Komplexe Einrichtung
• Zusatzkosten für Erweiterungen

Ideal für Betriebe, die Wert auf datengetriebene Entscheidungen und ein modernes Kundenerlebnis legen.

MONKEY

MONKEY ist eine gastro software, die speziell für Catering, Events und Restaurants mit Eventbetrieb entwickelt wurde. Die Software vereinfacht Buchungsverwaltung, Zahlungsabwicklung und Reporting.

Dank schneller Bearbeitung von Kundenanfragen und präziser Analysen behalten Betriebe stets den Überblick. Die kostenlose Testversion ermöglicht einen risikofreien Einstieg.

Pros:

• Fokus auf Events
• Detaillierte Berichte
• Einfache Verwaltung

Cons:

• Weniger für klassische Restaurants geeignet

MONKEY ist ideal für Caterer und Eventgastronomen, die ihre Abläufe digitalisieren möchten.

CAKE Point of Sale

CAKE Point of Sale kombiniert CRM- und Kassensystem in einer gastro software, die besonders auf Kundenbindung ausgerichtet ist. Die Lösung unterstützt Bestandsverwaltung, Kundenmanagement und flexible Zahlungsoptionen.

Restaurants, Cafés und Bistros profitieren von integriertem CRM und einfacher Bestandsführung. Die Preisstruktur ist allerdings wenig transparent, der Support nicht auf Deutsch.

Pros:

• Integriertes CRM
• Einfache Bestandsverwaltung
• Skalierbar

Cons:

• Keine deutsche Hotline
• Preisstruktur unklar

Ideal für Betriebe, die einen starken Fokus auf Stammkunden und Upselling legen.

Orca Inventory

Orca Inventory ist eine spezialisierte gastro software für Lagerverwaltung und Auftragsverfolgung. Die Software bietet detaillierte Lageranalysen, Bestandsmanagement und transparente Lieferkettenplanung.

Catering, Großküchen und Restaurants mit hohem Warenumschlag profitieren von einfacher Integration und Planungssicherheit. Eine kostenlose Testversion erleichtert den Einstieg.

Pros:

• Detaillierte Lageranalysen
• Einfache Integration

Cons:

• Fokus auf Lager, keine Kassenfunktion

Orca Inventory ist die ideale Wahl für Betriebe mit großem Lagerbedarf und mehreren Standorten.

MenuDrive

MenuDrive ist eine gastro software speziell für Online-Bestellungen und Lieferservices. Die Anwendung unterstützt Menüverwaltung, Bestellabwicklung und Kundenkommunikation.

Restaurants mit Lieferservice, Takeaway oder Ghost Kitchens profitieren von schneller Integration und effektiven Kundenbindungstools. Die Individualisierungsmöglichkeiten sind begrenzt.

Pros:

• Benutzerfreundlich
• Schnelle Integration
• Kundenbindungstools

Cons:

• Wenig Individualisierung
• Fokus auf Online-Bestellungen

MenuDrive eignet sich optimal für Betriebe mit starkem Fokus auf digitale Bestellwege.

Harbortouch POS

Harbortouch POS ist eine gastro software für effiziente Kassenprozesse und Bestellverwaltung. Die Lösung bietet Bestellhistorien, Kundenprofile und schnelle Zahlungsabwicklung.

Kleine und mittlere Betriebe profitieren von umfassenden Funktionen und einfacher Bedienung. Die Flexibilität ist jedoch begrenzt, Support ist nur auf Englisch verfügbar.

Pros:

• Umfangreiche Funktionen
• Einfache Bedienung

Cons:

• Geringe Flexibilität
• Support nur auf Englisch

Harbortouch POS ist ideal für kleinere Betriebe mit Fokus auf effiziente Kassenprozesse.

FoodZaps

FoodZaps ist eine innovative gastro software für Restaurantmanagement und Menüplanung. Kernfunktionen sind Menüplanung, Bestandsverwaltung und Kundenverwaltung.

Restaurants, Catering und Foodtrucks profitieren von leistungsstarken Tools und vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten. Der Support ist zeitlich eingeschränkt, lokale Integrationen sind begrenzt.

Pros:

• Leistungsstarke Tools
• Benutzerfreundlich
• Vielseitig

Cons:

• Wenig lokale Integrationen
• Eingeschränkte Supportzeiten

FoodZaps ist die richtige Wahl für Betriebe, die Wert auf Menüvielfalt und individuelle Angebote legen.

Reflection POS

Reflection POS ist eine gastro software mit Fokus auf Bestell-, Zahlungs- und Tischverwaltung. Die Lösung punktet mit schneller Schulung, benutzerfreundlicher Oberfläche und guten Analysen.

Restaurants, Bars und Eventgastronomie profitieren von reibungslosem Service und schneller Einrichtung. Die Individualisierungsmöglichkeiten sind allerdings begrenzt, eine mobile App fehlt.

Pros:

• Benutzerfreundlich
• Schnelle Einrichtung
• Gute Analysen

Cons:

• Wenig Individualisierung
• Keine mobile App

Reflection POS eignet sich besonders für Betriebe mit hoher Fluktuation im Servicepersonal.

Gastro Software Trends 2025: Was ist neu?

Die Entwicklung von gastro software schreitet 2025 rasant voran. Moderne Technologien prägen die Branche, verändern Arbeitsabläufe und eröffnen neue Möglichkeiten für Restaurants, Cafés und Cateringbetriebe. Wer frühzeitig auf die richtigen Trends setzt, kann sich entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern.

Künstliche Intelligenz und Automatisierung

Künstliche Intelligenz ist 2025 ein zentraler Baustein moderner gastro software. Systeme übernehmen intelligente Bestellprognosen, erkennen Muster im Gästeverhalten und helfen, Lagerbestände automatisch zu optimieren. Dadurch werden Überbestellungen und Food Waste reduziert, während die Warenverfügbarkeit steigt. Automatisierte Prozesse wie smarte Personalplanung oder dynamische Preisgestaltung entlasten das Management und steigern die Effizienz.

Laut einer aktuellen Marktanalyse verfügen bereits mehr als 50 Prozent der neuen gastro software Lösungen über KI-gestützte Funktionen. Wer tiefer in die Möglichkeiten eintauchen möchte, findet im Beitrag Hospitality Software Trends Shaping 2025 spannende Einblicke in die wachsende Bedeutung von Personalisierung und automatisierten Workflows.

Mobile Lösungen und Cloud-Technologien

Mobiles Arbeiten ist nicht mehr wegzudenken. Gastro software wird zunehmend als App für Smartphones und Tablets angeboten. Servicepersonal nimmt Bestellungen direkt am Tisch auf, Gäste bestellen bequem per QR-Code oder Self-Ordering-Terminal. Cloud-Lösungen ermöglichen ortsunabhängigen Zugriff auf alle Daten und bieten Echtzeit-Analysen für schnelle Entscheidungen.

Gerade für Betriebe mit mehreren Standorten oder wechselndem Personal sind cloudbasierte gastro software Systeme ideal. Sie lassen sich einfach skalieren und benötigen keine komplexe IT-Infrastruktur vor Ort. Die wichtigsten Trends zu Self-Ordering und digitalen Kassen zeigt der Artikel Top Restaurant Technology Trends 2025.

Integration, Nachhaltigkeit und datengetriebene Entscheidungen

2025 wird gastro software immer stärker mit Buchhaltung, Warenwirtschaft und Marketing-Tools vernetzt. So entstehen durchgängige Prozesse von der Bestellung bis zur Abrechnung und zur Kundenansprache. Nachhaltigkeit rückt in den Fokus: Moderne Tools helfen, Lebensmittelverschwendung zu reduzieren und Ressourcen optimal einzusetzen.

Datenanalysen liefern wertvolle Einblicke in Umsätze, Gästeströme und Trends. So können Gastronomen Angebote gezielt anpassen und die Kundenzufriedenheit steigern. Die datenbasierte Steuerung wird zum Erfolgsfaktor für Betriebe jeder Größe.

Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zum Erfolg

Die gastro software von morgen ist intelligent, mobil, vernetzt und nachhaltig. Wer die aktuellen Trends nutzt, profitiert von mehr Effizienz, geringeren Kosten und zufriedeneren Gästen. Die Auswahl der passenden Lösung sollte sich an den individuellen Bedürfnissen des Betriebs orientieren. Für vertiefende Praxistipps empfiehlt sich das Buch „Voller Gastronomie Erfolg“.

Experten-Tipps für die erfolgreiche Einführung von Gastro Software

Die Einführung von gastro software stellt viele Betriebe vor neue Herausforderungen, bietet aber enorme Chancen für Effizienz und Wachstum. Damit der Umstieg gelingt, sollten Sie einige bewährte Schritte beachten, um typische Fehler zu vermeiden und das volle Potenzial Ihrer gastro software auszuschöpfen.

Schrittweise Einführung und Team-Schulung

Starten Sie die Einführung von gastro software immer mit einer Testphase. Dabei können Sie die wichtigsten Funktionen ausprobieren und erste Prozesse anpassen. Nutzen Sie Demoversionen oder Pilotprojekte, um Fehler frühzeitig zu erkennen.

Schulen Sie Ihr Team rechtzeitig und umfassend. Ein gut vorbereitetes Team kann die gastro software schneller und sicherer im Alltag nutzen. Regelmäßige Schulungen und klare Anleitungen steigern die Akzeptanz und minimieren Anfangsfehler.

Datenmigration und Integration bestehender Systeme

Die Übernahme bestehender Daten in die neue gastro software ist ein kritischer Schritt. Achten Sie darauf, dass Bestandsdaten wie Artikel, Rezepte und Kundendaten korrekt und vollständig übernommen werden. Prüfen Sie, welche Schnittstellen zu Kassen, Buchhaltung oder Warenwirtschaft benötigt werden.

Eine gut geplante Integration sorgt für reibungslose Abläufe und verhindert Datenverluste. Viele Anbieter unterstützen dabei mit Migrations-Tools oder persönlichem Support, was die Einführung deutlich erleichtert.

Mitarbeiter einbinden und Change Management

Binden Sie Ihr Team frühzeitig in den Auswahl- und Einführungsprozess der gastro software ein. Offene Kommunikation und Training helfen, Vorbehalte abzubauen und die Vorteile digitaler Tools zu vermitteln.

Gerade bei innovativen Technologien, wie sie auch im Bereich Serviceroboter und Software in der Gastronomie zum Einsatz kommen, ist Akzeptanz entscheidend. Fördern Sie eine positive Einstellung zu Veränderungen durch regelmäßiges Feedback und gemeinsame Zieldefinitionen.

Support, Updates und Praxistipps aus dem Alltag

Setzen Sie auf einen Anbieter, der regelmäßige Updates und zuverlässigen Support für Ihre gastro software bietet. Achten Sie darauf, dass Sicherheitslücken geschlossen werden und neue Features Ihr Geschäft voranbringen.

Vermeiden Sie überdimensionierte Lösungen, die nicht zu Ihrem Betrieb passen. Lernen Sie von anderen Gastronom:innen und nutzen Sie Praxistipps, wie sie auch im Buch „Voller Gastronomie Erfolg“ zu finden sind. So profitieren Sie von echten Erfahrungswerten und bleiben langfristig erfolgreich.

Nachdem du nun einen umfassenden Überblick über die besten Gastro Software Lösungen 2025 erhalten hast, weißt du, wie wichtig die richtige digitale Unterstützung für deinen erfolgreichen Start in der Gastronomie ist. Gerade als Gründer stehen viele Fragen im Raum – von der passenden Software bis zur soliden Finanz- und Konzeptplanung. Wir wissen, wie komplex die ersten Schritte sein können und begleiten dich gerne auf dem Weg zum eigenen Betrieb. Wenn du individuelle Unterstützung suchst und mehr Klarheit für dein Gastronomieprojekt möchtest, nutze doch die Gelegenheit und Jetzt kostenlose Erstberatung buchen!